Gouvernance d'entreprise

Introduction

3E Company Environmental Ecological & Engineering (« 3E ») a pour vocation de maintenir les normes les plus rigoureuses en matière de conduite et de déontologie professionnelles. Ce Code de conduite et de déontologie professionnelles (ci-après « le Code ») reflète les pratiques d'affaires et les principes de comportement sur lesquels repose cette vocation. 3E s'attend à ce que tous les employés, cadres et directeurs lisent le Code au complet et qu'ils comprennent la portée de son application dans l'exercice de leurs fonctions professionnelles. Le terme « employés » utilisé dans le présent Code fait aussi référence aux cadres et, le cas échéant, aux directeurs.

Les cadres, les gestionnaires et les supérieurs hiérarchiques sont censés instiller chez les employés un sens d'engagement de manière à respecter l'esprit et la lettre du présent Code. Il incombe aussi aux supérieurs de s'assurer que tous les agents et entrepreneurs qui travaillent pour le compte de 3E se conforment aux normes de ce Code. L'aptitude qu'ont les supérieurs à assurer la conformité dans leur domaine de responsabilité sera un facteur significatif dans l'évaluation de la qualité de leurs performances. De plus, tout employé qui fait preuve d'efforts exemplaires en vue de mettre en œuvre et de maintenir les normes juridiques et éthiques instaurées par 3E se verra décerner une mention spéciale dans l'évaluation de ses performances. Le présent Code ne renferme aucune disposition qui annulera la politique d'emploi « à discrétion » mise en pratique par 3E.

Bien que le Code porte notamment sur la conduite particulièrement importante dans les interactions avec les personnes et les entités avec lesquelles 3E fait affaire, il ne reflète qu'une partie de l'engagement de cette dernière. De temps à autre, il se peut que 3E adopte des politiques et procédures supplémentaires auxquelles les employés, les cadres et les directeurs soient censés se conformer, si celles-ci s'appliquent à eux. Cependant, il incombe à chaque employé de pratiquer le bon sens, de pair avec ses normes personnelles les plus élevées en matière d'éthique, dans la prise de décisions professionnelles lors des situations où aucune directive n'est énoncée dans le Code.

Les gestes posés par le conjoint ou la conjointe, les membres de la famille et toute autre personne (ci-après « membres de la famille») faisant partie du foyer des employés 3E, ainsi que les gestes des cadres et des directeurs, risquent également de susciter des problématiques éthiques dans la mesure où ces gestes sont directement liés aux activités de 3E Company. Par exemple, si un membre de la famille d'un employé accepte un cadeau inapproprié provenant d'un fournisseur de 3E Company, cela peut susciter des conflits d'intérêts et, par conséquent, constituer une contravention au Code imputable à l'employé. Par conséquent, chaque employé, cadre et directeur soucieux de la conformité au Code doit non seulement prendre en considération sa propre conduite, mais aussi celle de son conjoint ou sa conjointe, des membres de sa famille et des autres personnes résidant dans son foyer.

LES EMPLOYÉS SONT PRIÉS DE BIEN VOULOIR EXPRIMER LEURS PRÉOCCUPATIONS ET DE POSER DES QUESTIONS SUR TOUTE CONDUITE POUVANT CONTREVENIR AU CODE, CECI AFIN DE CLARIFIER CERTAINES PARTIES FLOUES. LE PARAGRAPHE 14 CI-DESSOUS ÉNUMÈRE EN DÉTAIL LES RESSOURCES DE CONFORMITÉ MISES À DISPOSITION. EN OUTRE, LES EMPLOYÉS DOIVENT ÊTRE VIGILANTS À L'ÉGARD D'ÉVENTUELLES DÉROGATIONS AU CODE ET FAIRE RAPPORT DE TOUTE DÉROGATION PRÉSUMÉE, SANS CRAINTE DE QUELQUES REPRÉSAILLES QUE CE SOIENT, TEL QU'EXPLICITÉ AU PARAGRAPHE 14. 3E Company ne tolère aucune contravention au Code. Tout employé qui contrevient aux normes exposées dans le présent Code pourra faire l'objet de mesures disciplinaires qui, selon la nature de la contravention et les antécédents de l'employé, pourront aller d'un avertissement ou d'une réprimande jusqu'au licenciement et, le cas échéant, aux poursuites civiles ou pénales.

1. Conduite éthique en toute honnêteté

   3E a pour politique de promouvoir les normes les plus rigoureuses d'intégrité en menant ses affaires d'une manière éthique et honnête. L'intégrité et la réputation de 3E Company sont tributaires de l'honnêteté, de l'équité et de l'intégrité de chacun de ses travailleurs. Comme les entreprises ne peuvent agir que par l'entremise de leurs employés, le sens de l'intégrité à toute épreuve est le fondement de l'intégrité de l'entreprise.
   
    

2. Conformité juridique

   La conformité à l'esprit et à la lettre des lois est le pilier même du présent Code de conduite et de déontologie. Le succès de 3E Company est fonction du respect par tous les employés des directives juridiques et de leur coopération avec les autorités locales, nationales et internationales. 3E Company s'attend à ce que les employés comprennent les obligations légales et réglementaires qui régissent leur unité commerciale et les domaines de leur responsabilité, y compris, mais non de façon limitative, les lois interdisant les opérations d'initié. Advenant qu'un employé ait une connaissance lacunaire des lois, des règles et des réglementations, il est censé demander conseil auprès de son supérieur hiérarchique ou du responsable de la conformité (tel que décrit ci-dessous au paragraphe 14).
   
   3E Company ne tolérera en aucun cas le non-respect des lois. Le non-respect des lois, des règles et des réglementations nationales ou internationales pourra faire l'objet de sanctions civiles ou pénales, visant tant la personne concernée que 3E Company. Le comportement et les dossiers, y compris les courriels, sont soumis à des vérifications internes et externes, et ils sont divulgués à des tierces parties advenant un litige au civil ou une investigation par le gouvernement. À la lumière de ce qui précède, il est dans le meilleur intérêt de tout un chacun d'être conscient des obligations légales et éthiques applicables et de s'y conformer en tous points.
   
    

3. Lois commerciales à l'échelle internationale

   Les employés de 3E Company sont censés se conformer aux lois en vigueur dans tous les pays qu'ils visitent dans le cadre de leurs activités professionnelles, où 3E Company fait des affaires d'une manière ou d'une autre, ainsi qu'aux lois interdisant les pots-de-vin, la corruption et les transactions commerciales avec des individus, des entreprises et des pays spécifiques. Le fait que dans plusieurs pays certaines lois ne sont pas mises en œuvre ou que la dérogation à ces lois n'est pas dénoncée publiquement ne justifie nullement le non-respect de la conformité. De plus, 3E Company s'attend à ce que les employés se conforment aux lois, aux règles et aux réglementations américaines qui régissent la conduite professionnelle des entreprises et des citoyens américains à l'extérieur des États-Unis.
   
   Lesdites lois, règles et réglementations, auxquelles pourraient être assujetties les activités de 3E Company en dehors des États-Unis, comprennent, mais non de façon limitative, ce qui suit :
   • La loi relative aux manœuvres frauduleuses à l'étranger (Foreign Corrupt Practices Act) qui interdit d'une part, entre autres choses, de donner directement ou indirectement des objets de valeur à un fonctionnaire du gouvernement en vue d'obtenir ou de retenir des contrats ou un traitement préférentiel et qui exige, d'autre part, le maintien exact des livres de la comptabilité où toutes les transactions de l'entreprise doivent être enregistrées correctement;
      
   • Les embargos imposés par les États-Unis, qui restreignent les affaires ou, dans certains cas, interdisent aux entreprises, à leurs filiales et à leurs employés de faire affaire avec certains pays répertoriés sur une liste périodiquement mise à jour (dont, par exemple, l'Angola (en partie), le Myanmar (en partie), Cuba, l'Iran, l'Iraq, la Libye, la Corée du Nord, le Soudan et la Syrie) ou encore avec des entreprises ou des individus spécifiques;
      
   • Les contrôles en matière d'exportations, qui, d'une part, restreignent les voyages ou interdisent ou restreignent les exportations de biens, de services et de technologies depuis les États-Unis vers des pays désignés, à des personnes figurant sur la liste des « Denied Persons » et à des entités sur la liste des « Denied Entities », et qui, d'autre part, restreignent la réexportation de biens d'origine américaine depuis les pays de destination originale vers de tels pays désignés et de telles entreprises ou entités figurant respectivement sur les listes des « Denied companies » et des « Denied entities »;
      
   • La conformité en matière d'anti-boycottage, qui interdit aux entreprises américaines de prendre des mesures ayant pour effet de faciliter ou de soutenir une pratique commerciale restrictive ou de boycotter ce qui est préconisé ou imposé par un pays étranger à l'encontre d'un pays en bons termes avec les États-Unis ou à l'encontre de tout ressortissant des États-Unis.
      
   Tout employé qui cherche à savoir si une action est restreinte ou interdite doit demander conseil avant d'entreprendre ladite action, ce qui inclut également toute assurance orale susceptible d'être réglementée par les lois internationales.
   
    

4. Lois antitrust

   Les lois antitrust sont conçues pour protéger le processus de la concurrence. Elles partent du principe que l'intérêt public soit le mieux défendu par une concurrence vigoureuse et qu'il pâtisse d'ententes illégales ou de la connivence parmi les concurrents. En général, les lois antitrust interdisent, entre autres choses :
   • les ententes, officielles ou non officielles, conclues avec des concurrents et qui nuisent à la concurrence ou aux intérêts des clients, ainsi que l'établissement des prix et l'affectation des clients, des territoires ou des contrats;
      
   • les ententes, officielles ou non officielles, visant à établir les prix de revente d'un produit;
      
   • l'acquisition ou le maintien d'un monopole ou la tentative d'acquérir ou de maintenir un monopole moyennant un comportement anticoncurrentiel.
      
   Certains types d'informations (prix, données sur la production et l'inventaire) ne doivent pas être partagés avec la concurrence, si anodins ou informels que les échanges puissent paraître, et ce, peu importe le cadre, professionnel ou social.
   
   Les lois antitrust imposent des sanctions sévères pour certains types de violations, y compris des sanctions pénales, des amendes et des dommages-intérêts susceptibles d'être triplés dans certaines circonstances. La compréhension correcte des obligations liées aux lois antitrust et aux lois sur la concurrence déloyale dans les pays et les territoires où 3E Company fait des affaires n'est pas toujours facile. Aussi les employés doivent-ils demander conseil en la matière auprès de leurs supérieurs hiérarchiques ou du responsable de la conformité.
   
    

5. Conformité en matière d'environnement

   Selon la loi fédérale, les personnes ou les entreprises qui contaminent l'environnement avec des substances dangereuses susceptibles d'endommager la communauté ou la flore et la faune s'exposent à des poursuites civiles ou criminelles. Le non-respect des lois environnementales risque d'entraîner des amendes en espèces, des injonctions, voire l'emprisonnement. Les employés 3E sont censés se conformer à toutes les lois environnementales en vigueur.
   
   3E Company a pour politique de mener des affaires de manière responsable afin de réduire au minimum les impacts sur l'environnement. Voilà pourquoi 3E Company s'est engagée à réduire au minimum : (i) le recours à des substances et à des matières susceptibles d'endommager l'environnement en éliminant, le cas échéant, leur utilisation; (ii) la génération de déchets en recourant à des méthodes de mise au rebut légales et responsables; (iii) les risques environnementaux en mettant en œuvre des technologies et des procédures sécuritaires, tout en étant prêt à intervenir de manière appropriée en cas d'accidents et de situations d'urgence.
   
    

6. Conflits d'intérêts

   3E Company respecte les droits qu'ont ses employés de gérer leurs affaires et leurs investissements personnels et, de ce fait, évite d'empiéter sur leur vie privée. Dans le même ordre d'idées, les employés sont censés éviter tout conflit d'intérêts découlant, de quelque manière que ce soit, de l'interférence de leurs intérêts personnels avec leur rendement, l'exécution de leurs fonctions ou les meilleurs intérêts de leur employeur. Une situation de conflit d'intérêts personnels pourrait être causée par l'attente de gains personnels immédiats ou futurs ou le besoin de satisfaire à une obligation personnelle préalable ou actuelle. 3E Company s'attend à ce que ses employés se libèrent de toute influence conflictuelle qui nuit aux meilleurs intérêts de l'entreprise ou érode la loyauté non partagée de ses employés dans les transactions commerciales. Même l'apparence d'un conflit d'intérêts qui, dans les faits, n'en est pas un peut s'avérer préjudiciable et doit, par conséquent, être évitée. Les conflits d'intérêts sont strictement interdits, sauf indication contraire tel que décrit ci-dessous.
   
   Tout employé non cadre ni directeur de 3E Company qui s'interroge sur une situation de conflit éventuel ou a pris conscience d'un conflit réel est censé en discuter immédiatement avec le responsable de la conformité (tel que décrit ci-dessous au paragraphe 14). Les cadres et les directeurs, quant à eux, doivent demander une autorisation auprès du comité 3E de vérification en pareil cas. Sont pris en considération les facteurs suivants lors de l'évaluation d'un conflit d'intérêts éventuel :
   • si la situation risque de nuire au rendement, aux responsabilités et au moral de l'employé;
      
   • si l'employé possède des privilèges d'accès à des informations confidentielles;
      
   • si la situation risque de nuire au rendement, aux responsabilités et au moral des autres employés au sein de l'organisation;
      
   • si la situation risque de nuire aux activités commerciales de 3E Company;
      
   • si la situation risque de détériorer ou d'améliorer les relations professionnelles que 3E Company entretient avec ses clients, ses fournisseurs et ses prestataires de services;
      
   • si la situation risque de promouvoir ou de renforcer la position d'un concurrent;
      
   • la mesure dans laquelle l'employé tire des gains financiers ou autres (directement ou indirectement) de la situation;
      
   • la mesure dans laquelle un des clients, fournisseurs ou prestataires de services de 3E Company tire des gains financiers ou autres (directement ou indirectement) de la situation;
      
   • la mesure dans laquelle la situation paraît inappropriée ou non éthique selon la perspective d'un observateur externe.
      
   Citons, à titre d'exemple, quelques situations susceptibles d'être à la source d'un conflit d'intérêts. Il est à noter que ces exemples dépendent des circonstances et des faits particuliers. Ils ne constituent pas une description exhaustive de l'ensemble des conflits d'intérêts interdits par la présente politique :
   
   
   • Embauche par (y compris consultation pour le compte de) ou participation au conseil d'administration d'un concurrent, d'un client, d'un fournisseur ou d'un prestataire de services de 3E Company. Les activités qui rehaussent ou soutiennent la position d'un concurrent au détriment de 3E Company sont strictement interdites, y compris le fait d'être embauché par le conseil d'administration d'un concurrent ou d'en devenir un membre. L'embauche par un conseil d'administration d'un client, d'un fournisseur ou d'un prestataire de services, y compris le service au sein dudit conseil d'administration, est normalement déconseillée. Dans le cas contraire, une autorisation doit être obtenue au préalable.
      
   • Possession directe ou indirecte d'un intérêt financier important dans toute entité faisant affaire, cherchant à faire affaire ou étant en concurrence avec 3E Company. En plus des facteurs précités, l'évaluation des personnes responsables des conflits d'intérêts prendra en considération l'importance et la nature de l'investissement; la nature de la relation entre l'entité impliquée et 3E Company; l'accès de l'employé aux informations confidentielles et sa capacité d'influer sur les décisions de 3E Company. Une autorisation préalable pour l'acquisition de tels intérêts financiers est requise.
      
   • Sollicitation ou acceptation de cadeaux, de faveurs, de prêts ou d'un traitement préférentiel auprès de toute personne ou entité faisant affaire ou cherchant à faire affaire avec 3E Company. Voir paragraphe 9 pour une discussion approfondie sur les répercussions découlant de ce type de conflit.
      
   • Sollicitation de contributions au bénéfice d'une charité ou d'un candidat politique auprès de toute personne ou entité faisant affaire ou cherchant à faire affaire avec 3E Company.
      
   • Opérations commerciales pour le compte de 3E Company avec un membre de la famille ou une entreprise dans laquelle l'employé détient des intérêts financiers importants. Les opérations commerciales importantes reliées à une tierce partie, approuvées par le comité de vérification et impliquant un cadre ou un directeur de la haute direction seront publiées conformément aux lois et aux règlements en vigueur.
      
   • Supervision ou exercice d'un pouvoir pour le compte de 3E Company sur un collègue membre de la famille. Le supérieur hiérarchique de l'employé concerné ou le responsable de la conformité sont censés consulter les Ressources humaines afin d'évaluer le bien-fondé d'une réaffectation.
      
   Selon les faits et les circonstances, les prêts et les cautionnements d'obligations consentis par 3E Company au bénéfice d'un employé ou d'un membre de la famille pourraient constituer un avantage inapproprié pour les bénéficiaires desdits prêts ou cautionnements. Le conseil d'administration ou le comité de vérification doivent approuver au préalable tous les prêts et cautionnements consentis par 3E Company.
   
    

7. Intégrité financière : tenue des livres, des dossiers, des documents et des comptes d'entreprise

   L'intégrité des dossiers de 3E Company dépend de la validité, de l'exactitude et de l'exhaustivité des informations en appui des entrées inscrites dans les livres de comptabilité. Par conséquent, la tenue des dossiers d'entreprise et les opérations commerciales de 3E Company doivent se dérouler avec exactitude et en toute honnêteté. Le fait d'inscrire des entrées erronées ou fallacieuses ou d'omettre des entrées obligatoires est strictement interdit. 3E Company exige ce qui suit :
   • aucune entrée ne peut être inscrite dans les livres et les dossiers, qui sert à intentionnellement cacher ou maquiller la nature des transactions ou des obligations ou à classer de façon erronée les transactions en fonction des comptes ou des périodes de comptabilité;
      
   • toutes les transactions doivent être étayées par des pièces justificatives appropriées;
      
   • les conditions des ventes et des autres transactions commerciales doivent être reflétées correctement dans la documentation connexe et ladite documentation doit être correctement reflétée dans les livres et les dossiers;
      
   • les employés sont obligés de se conformer au système des contrôles internes mis en place par 3E Company;
      
   • aucune liquidité ni aucun actif ne doivent être maintenus pour quelque but de ce soit dans un fonds non consigné ou non officiel.
      
   Les dossiers de comptabilité de 3E Company servent aussi à la production de rapports à l'intention de la direction, des actionnaires et des créanciers de cette dernière, ainsi qu'aux agences gouvernementales. Les employés qui réunissent, fournissent ou analysent des données ou qui contribuent, de quelque manière que ce soit, à la préparation et à la vérification de ces rapports doivent faire tout en leur possible pour assurer que la communication des renseignements financiers est exacte et transparente et que les rapports contiennent toutes les informations cruciales au sujet de 3E Company, informations permettant aux actionnaires et aux investisseurs éventuels d'évaluer la condition financière et opérationnelle de l'entreprise, les risques auxquels celle-ci fait face, et la qualité et l'intégrité des procédures de comptabilité et de communication des renseignements financiers. En outre :
   
   
   • il est strictement interdit aux employés de prendre ou d'autoriser des mesures allant à l'encontre de leur obligation d'assurer la conformité des dossiers ou des relevés financiers de 3E Company avec les principes de comptabilité généralement acceptés ou avec les autres lois, règles et réglementations applicables;
      
   • tous les employés doivent coopérer avec le service de la comptabilité de 3E Company, ainsi qu'avec les comptables et les conseillers publics indépendants, répondre à leurs questions avec franchise et leur fournir des renseignements complets et exacts de manière à assurer l'exactitude et l'exhaustivité des livres et des dossiers de 3E Company;
      
   • il est strictement interdit à tout employé de sciemment faire (ou d'inciter ou d'encourager une autre personne à faire) des déclarations fallacieuses dans les rapports de 3E Company ou de sciemment omettre (ou d'inciter ou d'encourager une autre personne à omettre) des renseignements nécessaires pour assurer l'exactitude des énoncés dans les rapports de 3E Company à l'égard de tout aspect d'importance. Il incombe à tout employé conscient d'une dérogation à ces normes d'en faire rapport sans délai auprès du responsable de la conformité ou à l'une des autres personnes-ressources de la conformité indiquées au paragraphe 14.
      

8. Utilisation équitable

   3E Company s'évertue de surpasser ses concurrents de façon équitable et honnête. Tout avantage par rapport aux concurrents doit être attribuable à un rendement supérieur des produits et des services offerts par 3E Company et non à des pratiques illicites et non éthiques. Sont strictement interdites l'acquisition d'informations propriétaires auprès d'autrui à l'aide de moyens inappropriés, l'entrée en possession de secrets professionnels de manière inappropriée, y compris la divulgation de renseignements confidentiels au sujet des employés anciens ou actuels des autres entreprises, même si la motivation de ces gestes est de faire avancer les intérêts de 3E Company. S'il arrive que des informations soient obtenues par erreur, lesquelles peuvent constituer un secret professionnel ou d'autres renseignements confidentiels au sujet d'une autre entreprise, ou s'il y a des doutes sur la légalité de la cueillette d'informations proposée, il est primordial de communiquer avec le responsable de la conformité (tel que décrit ci-dessous au paragraphe 14).
   
   Tous les employés sont exhortés à interagir de façon équitable avec les clients, les fournisseurs, les employés de 3E Company, ainsi qu'avec toutes les autres personnes avec lesquelles ils font affaire dans le cours normal de leurs fonctions. Les employés doivent être conscients des dispositions de la Federal Trade Commission Act (loi fédérale régissant la commission des activités commerciales) selon lesquelles il est contraire à la loi « de pratiquer des méthodes de concurrence déloyales et de se livrer à des actes déloyaux et trompeurs dans des transactions commerciales ». Il est, par conséquent, illégal de s'engager dans les pratiques trompeuses, déloyales et non éthiques et de présenter des fausses déclarations relatives aux activités de vente. Les employés œuvrant dans le service des acquisitions de produits et de services ont une responsabilité particulière à l'égard du respect des principes de concurrence loyale et doivent choisir les fournisseurs seulement en fonction des considérations commerciales normales, telles que la qualité, les coûts, la disponibilité, les services et la réputation, et non en raison de faveurs spéciales.
   
    

9. Cadeaux et divertissements

   Les cadeaux et les divertissements dans le cadre des fonctions professionnelles ont pour but premier de créer une survaleur et de bonnes relations de travail. Ils ne doivent pas donner lieu à des avantages inappropriés auprès des clients ou faciliter l'obtention d'approbations auprès des fonctionnaires du gouvernement. Les invitations au restaurant et les offres de divertissement (billets pour un match, une pièce de théâtre ou une ronde de golf) en tant que gracieuseté usuelle dans le cours normal des activités professionnelles constituent une pratique usuelle et acceptable, pourvu que lesdites invitations et offres ne donnent pas lieu à des extravagances. Sauf permission expresse du supérieur hiérarchique, du responsable de la conformité ou du comité de la vérification, il est interdit aux employés d'offrir, de fournir ou d'accepter des cadeaux ou des invitations à des divertissements, à moins que ces cadeaux et invitations ne soient conformes aux pratiques commerciales usuelles et (a) ne dépassent pas une certaine valeur monétaire symbolique ou nominale, (b) ne constituent pas ni d'argent comptant, (c) ni des pots-de-vin présumés, (d) ni des cadeaux ou invitations sur une base régulière, (e) ni une contravention à la loi. Ce principe s'applique aux transactions commerciales effectuées au nom de 3E Company partout dans le monde, même dans les régions où ces pratiques sont considérées comme « une manière usuelle de faire des affaires ». Les employés ne doivent pas accepter des cadeaux et des invitations aux divertissements qui peuvent raisonnablement être considérés comme étant nuisibles au bon jugement et aux gestes posés dans l'exercice de leurs fonctions.
   
   Selon certaines lois, telles que la loi relative aux manœuvres frauduleuses à l'étranger (U.S. Foreign Corrupt Practices Act, voir paragraphe 3), le don d'objets de valeur à un fonctionnaire en vue d'obtenir ou de retenir des affaires ou un traitement privilégié peut constituer un acte criminel assujetti à des poursuites criminelles pouvant mener à une condamnation. Les employés sont censés discuter avec leur supérieur hiérarchique ou le responsable de la conformité de toute offre de cadeau et de divertissement s'il existe le moindre doute de leur convenance.
   
    

10. Protection et utilisation adéquates des biens de l'entreprise

    Tous les employés sont censés protéger les biens de 3E Company tout en s'assurant de leur utilisation efficace. Le vol, la négligence et le gaspillage ont un impact direct sur la rentabilité de l'entreprise. 3E Company s'attend à ce que ses biens, tels que les produits, les fournitures de bureau, le matériel informatique et les bâtiments, ne soient utilisés qu'à des fins commerciales légitimes, bien qu'une utilisation occasionnelle à des fins personnelles puisse être autorisée. Il est, toutefois, interdit aux employés d'utiliser les noms d'entreprise, de marque ou de marque de commerce détenus par ou reliés à 3E Company, ni les en-têtes de 3E Company à des fins personnelles.
    
    De plus, aucun employé dans l'exercice de ses fonctions pour le compte de 3E Company ou lors de l'utilisation du matériel informatique ou de communication de cette dernière, ne doit :
    • accéder au système informatique interne (activité connue comme « piratage ») ou aux ressources d'une autre entité sans l'autorisation expresse écrite de l'entité responsable de l'utilisation desdites ressources;
       
    • commettre un acte illicite ou contraire à la loi, y compris les actes de harcèlement, de diffamation et de fraude, l'envoi de courrier électronique en vrac (aussi appelé « pourriels »)
       
    en violation à la loi applicable, le trafic en contrebande et l'espionnage. Si un employé est autorisé à accéder au système informatique interne d'une entité ou à une autre ressource, celui-ci doit en tenir un registre permanent à des fins de référence ultérieure et il ne doit pas outrepasser la portée de cette autorisation. Le courrier électronique en vrac non sollicité est réglementé en vertu de la loi dans plusieurs territoires. Si un employé prévoit envoyer ce type de courrier à des personnes à l'externe de 3E Company, soit dans l'exercice de ses fonctions pour le compte de cette dernière ou lors de l'utilisation du matériel informatique ou de communication de cette dernière, cet employé doit prendre contact avec son supérieur hiérarchique ou le responsable de la conformité pour en obtenir l'approbation.
    
     

11. Confidentialité

    Les renseignements confidentiels figurent parmi les biens les plus importants de 3E Company. En tant qu'employé de cette dernière, vous allez acquérir des renseignements propriétaires et confidentiels. Aussi les employés de 3E Company sont-ils susceptibles de prendre connaissance de certains renseignements avant que ceux-ci ne soient divulgués au grand public. Les employés ayant reçu des renseignements confidentiels ou y ayant un accès sont censés être soucieux de conserver le caractère confidentiel desdits renseignements. Sont considérés, entre autres, comme confidentiels les projets commerciaux, de marketing et de prestation de services, les données financières, l'architecture de produit, les codes sources, les idées d'ingénierie et de fabrication, les dessins, les bases de données, les listes de clients, les stratégies d'établissement de prix, les données personnelles, les coordonnées (p. ex., noms, adresses, numéros de téléphone et numéros d'assurance sociale) révélant l'identité des employés, des clients et des autres personnes liées à 3E Company, ainsi que des informations similaires que cette dernière recueille auprès de ses clients, de ses fournisseurs et de ses partenaires. Ces informations peuvent être protégées par un brevet, une marque de commerce, le droit d'auteur, les lois régissant les secrets professionnels ou d'autres lois de protection de la propriété intellectuelle.
    
    De plus, puisque 3E Company interagit avec d'autres entreprises et organisations, il se peut que les employés prennent parfois connaissance de renseignements confidentiels au sujet des autres entreprises avant que ces renseignements ne soient communiqués au grand public. Ces renseignements doivent être traités de la même manière que les informations propriétaires et confidentielles à l'égard de 3E Company. Il se peut même que les employés soient parfois appelés à traiter de manière confidentielle les intérêts et l'implication de 3E Company dans une autre entreprise.
    
    Tous les employés sont censés conserver le caractère confidentiel des informations propriétaires et confidentielles à moins que ou jusqu'à ce que ces informations aient été publiées par des voies approuvées (normalement par voie d'un communiqué de presse, d'un dépôt auprès de la commission des valeurs mobilières des États-Unis ou d'une communication émanant d'un membre de la haute direction, tel que décrit au paragraphe 12). Chacun des employés est censé s'abstenir de divulguer à quiconque des informations propriétaires et confidentielles à l'égard de 3E Company ou de toute autre entreprise, informations dont il aura pris connaissance dans le cours normal de ses fonctions au sein de 3E Company, jusqu'à ce que ces informations soient publiées par des voies approuvées.
    
    Cette politique exige que tous les employés s'abstiennent de discuter des informations propriétaires et confidentielles avec des personnes à l'externe, voire avec les autres employés de 3E Company, à moins que les collègues aient un besoin légitime de connaître ces informations dans l'exercice de leurs fonctions. L'utilisation et la diffusion non autorisées des dites informations peuvent constituer un acte illégal et mener à des poursuites civiles ou criminelles.
    
    De plus, tous les employés doivent aussi veiller à ne pas divulguer par accident des renseignements confidentiels. Les matériels renfermant des renseignements confidentiels, comme les agendas, les blocs-notes, les disques durs et les ordinateurs portables, doivent être entreposés en lieu sûr. L'affichage non autorisé de toute information liée aux activités de 3E Company ou toute discussion y afférente, ainsi que la diffusion des informations et des prospects sur Internet sont strictement interdits. De plus, il est strictement interdit aux employés de discuter des affaires, des informations et des prospects de 3E Company dans des salles de clavardage, et ce, que les employés s'appellent par un pseudonyme ou par leur propre nom. La prudence est de mise lors des discussions concernant des informations sensibles dans les endroits publics, tels que les ascenseurs, les aéroports, les restaurants et les endroits quasi publics au sein de 3E Company, comme les salles de repas. Tous les courriels, messages vocaux et d'autres communications de 3E Company sont présumés confidentiels et ne doivent pas être acheminés ou autrement diffusés en dehors des lieux de cette dernière, sauf à des fins commerciales légitimes.
    
    En plus des responsabilités précitées, si un employé est appelé à traiter des informations protégées par l'une des directives de confidentialité publiées par 3E Company, cet employé est censé traiter lesdites informations uniquement en conformité avec la directive applicable.
    
     

12. Journalistes et communications publiques

    3E Company a pour politique de publier des informations importantes concernant ses affaires auprès du public seulement moyennant des voies spécifiques limitées afin d'éviter des publicités inappropriées et, du même coup, d'assurer que les intervenants détenant des intérêts dans 3E Company auront un accès équitable aux informations. Toutes les requêtes et tous les appels de la part de la presse et des analystes de l'industrie doivent être orientés au vice-président du marketing. 3E Company a délégué le personnel du marketing et des relations de communication comme porte-parole officiel quant aux renseignements liés au marketing, aux technologies et à toute autre information connexe. Sauf indication contraire émise par le président-directeur général ou le directeur des finances, ces personnes spécifiquement déléguées sont les seules à communiquer avec la presse pour le compte de 3E Company. Par ailleurs, aucun autre employé ne peut fournir, à des fins officieuses, confidentielles ou secrètes, des informations à la presse concernant les activités commerciales de 3E Company.
    
     

13. Dérogations

    Toute dérogation au présent Code par les cadres (y compris, le président-directeur général, le directeur des finances et le contrôleur) ou par tout autre directeur ne peut être autorisée que par le conseil d'administration.
    
     

14. Normes et procédures de conformité

    Pour faciliter la conformité au Code, 3E Company a mis en œuvre un programme de sensibilisation, de formation et de revue des dispositions du Code. Le poste de responsable de la conformité a été établi pour assurer la surveillance du programme. Le responsable de la conformité est la personne-ressource à qui adresser toutes les questions et préoccupations. Pour joindre Sylvia Gaffney, la responsable de la conformité, par téléphone, veuillez composer le (760) 602-8682. En plus de répondre aux questions et de traiter les préoccupations à l'égard des problèmes potentiels ou des violations au Code, Sylvia Gaffney est responsable des tâches suivantes :
    • mener des enquêtes sur les violations éventuelles au Code;
       
    • assurer la formation des nouveaux employés en ce qui concerne les directives du Code;
       
    • tenir des séances annuelles de formation afin de rafraîchir la mémoire des employés au sujet du Code;
       
    • diffuser tous les ans aux employés des exemplaires du Code, accompagnés d'un rappel indiquant que chaque employé est responsable de lire, de comprendre et de respecter le Code;
       
    • mettre à jour le Code, selon les besoins, et en aviser les employés, avec l'approbation appropriée du comité de nomination et de gouvernance d'entreprise du conseil d'administration, afin de refléter les modifications apportées aux lois, aux procédés d'exploitation 3E, aux pratiques exemplaires officiellement reconnues et afin de refléter l'expérience au sein de 3E Company;
       
    • promouvoir une atmosphère favorisant la conduite responsable et conforme à l'éthique de l'entreprise.
       
    Pour n'importe quelle question liée au Code, la ressource la plus immédiate de chaque employé est son supérieur hiérarchique. Il se peut, toutefois, qu'un employé préfère parfois ne pas s'adresser à son supérieur hiérarchique. Si tel est le cas, l'employé concerné est invité à discuter avec le responsable de la conformité de toute question et de toute préoccupation qu'il pourrait avoir. Si l'employé préfère ne pas se confier au responsable de la conformité, il doit prendre contact avec Kelli Kraus, directrice des Ressources humaines, en composant le (760) 602-8750.
    
    L'équipe responsable de la conduite éthique, « Ethicsline », joignable aux numéros sans frais (877) 573-2084/(760) 602-8880 ou à l'adresse électronique EthicsLine@3Ecompany.com, est aussi mise à la disposition des employés qui souhaitent poser des questions sur la politique 3E, demander conseil sur des situations spécifiques ou faire rapport d'une contravention au Code. Si les employés le préfèrent, ils peuvent effectuer des appels anonymes au numéro sans frais qui n'est pas équipé d'un dispositif d'identification de l'appelant. Le responsable de la conformité sera, toutefois, dans l'impossibilité d'obtenir de la part des appelants anonymes des détails de suivi susceptibles de jouer un rôle important dans l'investigation des cas. Que l'employé choisisse de s'identifier ou de préserver son anonymat, sa prise de contact par téléphone ou par courriel avec la ligne directe « EthicsLine » est gardée strictement confidentielle dans la mesure où cela est raisonnablement possible conformément aux objectifs du présent Code.
    
     

15. Éclaircir les questions et les préoccupations – faire rapport sur des contraventions éventuelles

    Si un employé se retrouve dans une situation d'incertitude ou s'il considère prendre des mesures et qu'il a des doutes sur leur convenance, il est censé en discuter sans délai avec son supérieur hiérarchique ou le responsable de la conformité. Il est à noter que la seule apparence d'une impropriété risque de s'avérer très préjudiciable et doit, par le fait même, être évitée.
    
    Si un employé a pris conscience d'une contravention présumée ou réelle aux normes du Code par une ou plusieurs personnes, cet employé a pour responsabilité d'en faire rapport immédiatement. Chaque employé est censé fournir sans délai une ressource de conformité selon les dispositions énumérées au paragraphe 14, une description détaillée de la contravention et des renseignements concernant les personnes impliquées au moment où la contravention a été perpétrée. 3E Company tient à assurer les personnes faisant rapport qu'elles n'auront pas à craindre des représailles à leur encontre. Tout employé qui exerce des représailles à l'encontre d'un employé ayant fait rapport subira sur-le-champ des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'à son licenciement.
    
    Les supérieurs hiérarchiques doivent immédiatement faire rapport auprès du responsable de la conformité de toute plainte et de toute constatation d'une contravention au Code. Si un employé a l'impression que son supérieur hiérarchique n'a pas pris des mesures appropriées, cet employé doit directement communiquer avec le responsable de la conformité. Ce dernier effectuera sans tarder une enquête sur toutes les contraventions éventuelles au Code qui lui ont été signalées, tout en respectant le plus haut niveau de confidentialité possible dans des circonstances. Ni l'employé ni son supérieur hiérarque ne sont autorisés à mener une enquête préliminaire, sauf autorisation par le responsable de la conformité. 3E Company s'attend à la pleine coopération de tous ses employés. Le responsable de la conformité peut décider de demander conseil auprès des Ressources humaines ou du comité de la vérification sous l'égide du conseil d'administration.
    
    Si le résultat de l'enquête laisse conclure qu'une contravention au Code s'est fort probablement produite, des mesures appropriées s'ensuivront sans délai. Tout employé coupable d'une contravention au Code subira des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement et, dans certains cas, aux poursuites civiles ou pénales. De plus, des mesures appropriées seront prises pour empêcher toute contravention au Code à l'avenir.