Administration et gestion MSDgen des fiches signalétiques

Outre la production de fiches signalétiques et de documents de communication des renseignements à l'égard des matières dangereuses précis, cohérents et mondialement conformes, MSDgen offre un jeu de fonctionnalités de grande puissance qui assurent le contrôle des versions et la maintenance des révisions des fiches signalétiques, ainsi que la gestion des fiches signalétiques des fournisseurs.

Contrôle des versions

La maintenance des versions « brouillons » par rapport aux versions « prêtes à publier » des fiches signalétiques est prise en charge par le jeu de fonctionnalités MSDgen de contrôle et d'archivage des versions. À la suite de l'approbation de la version définitive, chaque fiche signalétique dans sa combinaison de langues est automatiquement archivée comme document PDF en lecture seule aux fins de diffusion et de disponibilité sur Internet par l'entremise du module accessoire de diffusion en ligne iMSDgen MSDSviewer. Des archives sont maintenues pour chaque nouvelle version de manière à ce qu'il existe une liste de chaque document dans sa combinaison de langues aux fins de référence historique et de conformité avec l'obligation d'archivage de 30 ans.

Il est aussi possible d'archiver les fiches signalétiques, les fiches de données techniques, les étiquettes et les documents réglementaires, etc. des fournisseurs aux fins de référence ultérieure.

Interrogations définies par l'utilisateur

Les interrogations définies par l'utilisateur, appelées « objets de recherche », offrent un moyen très puissant pour rechercher, repérer et extraire des données sur les matières chimiques et des documents relatifs à la communication des renseignements sur des matières dangereuses entreposés au sein de la base de données MSDgen. Les objets de recherche permettent des interrogations ponctuelles sur pratiquement tout ensemble de renseignements dans la base de données.

MSDgen propose des dizaines d'objets de recherche prêts à utiliser avec la capacité de créer de nouveaux objets de recherche selon toute combinaison de données souhaitée, que l'on peut alors enregistrer pour une utilisation ultérieure et des interrogations supplémentaires plus poussées. Les ensembles de résultats peuvent être rapidement et facilement exportés dans une variété de formats à des fins d'analyses ponctuelles et de production de rapports en dehors de l'environnement MSDgen.

Rapports

MSDgen est offert entièrement équipé de centaines de rapports prédéfinis permettant à l'utilisateur d'organiser, d'afficher et de diffuser des renseignements précieux aux fins de revue et d'analyse à l'interne. Il est aussi possible de créer de nouveaux rapports MSDgen en tout moment, qui peuvent alors être catalogués avec les rapports prêts à utiliser.

Système de sécurité

Grâce au robuste module MSDgen de gestion des accès sécurisés, les accès à l'échelle de l'entreprise sont surveillés au niveau des utilisateurs, des groupes, des activités, des menus et des fenêtres. MSDgen a fait l'objet d'une vérification par les experts en sécurité de Hewlett-Packard et de Pepsi-Cola dans le but d'assurer que MSDgen offre les meilleures mesures de sécurité possibles pour la protection de leurs secrets professionnels inestimables.

Déroulement des opérations et notifications

Les utilisateurs MSDgen peuvent rationaliser les processus internes là où ils doivent collaborer pour mener à bien la création et le processus d'approbation des fiches signalétiques. Cette capacité permet à un administrateur de système d'attribuer des tâches définies par l'utilisateur à un ou plusieurs groupes d'utilisateurs. Chaque avis par courriel assure que les membres appropriés du déroulement des opérations sont notifiés à mesure que certaines activités ont lieu en séquence. Les utilisateurs peuvent instantanément visionner les tâches pertinentes à leur travail afin d'approuver, de refuser ou de rappeler sur-le-champ les tâches figurant dans la liste.

Système externe et interfaçage ERP

MSDgen a été conçu pour faire interface avec pratiquement tout type de système ERP ou patrimonial, permettant ainsi un haut degré d'automatisation des processus commerciaux. Les interfaces ERP suivantes sont actuellement mises à disposition :

• Adage Technologies
• AS400 (applications clients)
• Infinium
• Intenia Movex
• JD Edwards/PeopleSoft
• Oracle ERP
• Ross iRenaissance
• SAP
• Autres systèmes patrimoniaux à l'interne
   

Interface utilisateur multilingue

MSDgen prend en charge une interface utilisateur graphique multilingue du même système. D'autres langues peuvent facilement être ajoutées à tout moment. Pour cela, il suffit de charger les traductions de l'application.

Gestion des certifications

L'extension commerciale de MSDgen pour la gestion du suivi des certifications des ingrédients (Kosher, FDA, GMO, BATF, Halal) et la détermination logique de l'état des certifications des produits est une fonctionnalité très appréciée par les entreprises de l'industrie des saveurs. Le suivi des certifications se fait au niveau des composés. Les algorithmes de calcul des taux de mélanges ont automatiquement recours à ces données pour évaluer les taux des mélanges, par exemple pour déterminer si un produit donné est certifié kasher. Les fonctionnalités de certification MSDgen sont aussi à même de gérer tous les documents électroniques correspondants, comme les approbations de certification kasher.

Gestion des fiches signalétiques des fournisseurs

MSDgen offre aussi un sous-système complet pour la gestion des fiches signalétiques en provenance des fournisseurs. Ces fiches peuvent être reçues électroniquement dans une variété de formats, ou elles peuvent être directement numérisées dans le système. Les utilisateurs peuvent associer n'importe quel nombre de fournisseurs à une seule matière de sorte que les fiches signalétiques soient facilement disponibles pour tous les fournisseurs d'une matière première donnée. De plus, MSDgen prend en charge la gestion des fiches signalétiques des fournisseurs dans de multiples langues. MSDgen tient ainsi lieu d'un seul entrepôt pour la gestion des fiches signalétiques dans les installations à l'interne.

Les fiches signalétiques des fournisseurs gérées par MSDgen sont automatiquement disponibles pour le visionnement et l'impression à partir du site intranet du iMSDgen MSDviewer, où on peut rechercher les fiches signalétiques selon tout type de critères définis par l'utilisateur.

Base de données entièrement ouverte et normalisée

MSDgen emploie un système principal de base de données entièrement ouverte et normalisée pour ses composantes client/serveur et Internet de l'application. Le tout est fondé sur les outils et les techniques de l'industrie qui ont fait leurs preuves, comme le modelage des données relationnelles, les objets de base de données standard et la logique d'interrogation SQL. Cette approche ouverte permet à MSDgen d'utiliser tout système de gestion de base de données relationnelles standard, comme Microsoft SQL Server et Oracle, en tant que système principal, et ce, avec le même programme source exécutable.

MSDgen est aussi conçu conformément à un modèle de données normalisées. D'un point de vue pratique, une architecture de base de données normalisée offre de nombreux avantages inégalés par rapport aux bases de données ponctuelles et non normalisées. Les bases de données normalisées offrent la cohérence des données, le modelage réel des données permettant aux schémas de base de données de refléter et de reproduire avec précision des situations réelles, la consommation de moins d'espace de stockage car optimisée, et un niveau considérablement plus élevé de prise en charge des techniques d'optimisation des bases de données commerciales.